A. Pengertian Personil Kantor
Personil
kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani
pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk
mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan
tunjangan. Seorang peonil kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja
di bidang keahliannya.
B. Macam-macam Personil Kantor
a.
Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi
Adalah orang
yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan
oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
b.
Manajer
Adalah orang
yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola
dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana prasarana kantor untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
c.
Staf atau Pembantu Ahli
Adalah para
tenaga yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu
administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
d.
Worker atau pegawai/pekerja
Adalah
karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari
C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor
Secara umum
ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kanotr sebagai berikut:
a.
Kepala/pimpinan kantor bertugas memantau dan
bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan,
mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan
perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
b.
Administrator bertugas mengelola urusan rumah tangga
kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat
keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
c.
Bagian keuangan bertanggung jawab terhadap pengelolaan
keuangan, mengatur arus kas keluar dank as masuk.
d.
Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal
kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya serta membuat
surat keluar.
e.
Penerima tamu/resepsionis bertanggung jawab atas
pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap
kantor, melayani telepon masuk dan keluar.
D. Perangkat kerja personil kantor
Umumnya
fasilitas kerja personil kantor antara lain meja dan kursi kerja, lemari
arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas, komputer, mesin tik, pesawat telepon
dll.
E. Tahapan-tahapan Pengadaan Personil Kantor
a. Analisis jabatan (Job analisys)
Adalah suatu
kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa
saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus
dilaksanakan. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu
sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan
tersebut.
Manfaat
analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang
berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description) spesifikasi pekerjaan
(job specification) dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).
Selain itu
analisa jabatan juga berguna untuk:
1)
Perekrutan dan seleksi karyawan
2)
Kompensasi gaji karyawan
3)
Evaluasi jabatan
4)
Penilaian prestasi kerja karyawan
5)
Pelatihan (training0
6)
Promosi dan pemindahan karyawan
7)
Organisasi
8)
Memperkaya pekerjaan
9)
Penyederhanaan pekerjaan
10) Penempatan
karyawan
b. Rekrutmen
Adalah suatu
proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar utnuk
lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi
swasta maupun pemerintah.
1) Penentuan dasar rekrutmen
Rekrutmen
harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi
jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga
pelamar mengetahui kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja
tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang
dimiliki.
2) Penetuan sumber-sumber rekrutmen
a) Sumber internal
Yaitu tenaga
kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam
perusahaan tersebut, dengan cara perpindhaan atau mutasi karyawan yang memenuhi
spesifikasi.
Kelebihan
sumber internal
(1)
Meningkatkan kinerja dan disiplin karyawan, karena
terdapat peluang untuk promosi
(2)
Loyalitas karyawan menjadi tinggi
(3)
Biaya rekrutmen dapat ditekan
(4)
Waktu perekrutan relative singkat
Kelemahan
sumber internal
(1)
Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru
yang berada di luar perusahaan
(2)
Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan
b) Sumber eksternal
Yaitu tenaga
kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan,
antara lain melalui sebagai berikut:
(1)
Pelamar datang sendiri
(2)
Kantor Dinas Tenaga Kerja
(3)
Lembaga-lembaga pendidikan
(4)
Pemuatan iklan
(5)
Referensi seseorang/rekanan karyawan
(6)
Mengambil dari perusahaan lain
(7)
Nepotisme
Kelebihan
sumber eksternal
(1)
Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik
(2)
Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru
Kelemahan
sumber eksternal
(1)
Kurang ada kesempatan promosi bagi karyawan lama
(2)
Biaya rekrutmen relative besar karena akan ada biaya
iklan dan biaya tahapan seleksi
(3)
Waktu perekrutan lebih lama
(4)
Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.
3) Metode-metode Rekrutmen
a) Metode tertutup
Yaitu
pelaksanaan rekrutmen dikalangan terbatas, hanya untuk karyawan dan orang-orang
tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak dengan demikian akan
sulit memperoleh karyawan yang baik.
b) Metode terbuka
Yaitu
pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini
dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh
karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar.
4) Kendala-kendala rekrutmen
a)
Kebijakan perusahaan tentang gaji
b)
Persyaratan jabatan yang banyak
c)
Kecilnya soliditas perusahaan
d)
Metode yang digunakan dalam rekrutmen
e)
Kondisi pasar tenaga kerja
f)
Kondisi lingkungan eksternal.
c. Seleksi
Seleksi adalah
tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan yang qualified
(berkualitas) sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi
lebih baik.
1) Proses seleksi
Penyaringan –
tes – wawancara awal – evaluasi latar belakang dan referensi – wawancara
mendalam – tes kesehatan/fisik- pengambilan keputusan
2) Langkah-langkah seleksi personil kantor
a)
Seleksi administratif
Yaitu seleksi
persyaratan administrative sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang
dikirimkan.
b)
Penarikan tenaga kerja
Perusahaan
harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan
permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.
c)
Klasifikasi jabatan
Merupakan
dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan
yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.
d)
Tes dan wawancara
(1)
Tes
Tes dapat
digolongkan beberapa macam yaitu:
§
Tes individu yaitu tes kemampuan yang dilakukan
secara perseorangan, biasanya dengan prkatik.
§
Tes kelompok yaitu tes kemampuan yang dilakukan
secara bersama, biasanya dengan praktik atau tertulis.
§
Tes intelegensi yaitu tes untuk mengetahui
tingkat kecerdasan
§
Tes kepribadian (personality test) yaitu tes
untuk mengetahui kepribadian pelamar
§
Tes minat (interest test) yaitu tes untuk
mengetahu minat pelamar
§
Tes bakat (aptitude test) tes untuk mengukur
bakat pelamar
§
Tes kesehatan (medical test) yaitu tes untuk
mengetahui kesehatan pelamar.
(2)
Wawancara
Tujuan
wawancara:
§
Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat
untuk bekerja
§
Memastikan data tertulis pelamar di dalam
formulir lamaran
§
Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah
orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan
§
Memberikan informasi kepada pelamar tentang
perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.
§
Ajang promosi bagi perusahaan.
e)
Penempatan personil kantor
f)
Setelah melalui proses seleksi, dan pelamar memperoleh
status sebagai karyawan kemudian ditempatkan pada jabatan tertentu.
3) Tujuan seleksi
Untuk
memperoleh karyawan yang :
a)
Qualified dan professional
b)
Jujur dan disiplin
c)
Inovatif dan bertanggung jawab
d)
Cakap dengan penempatan yang tepat
e)
Kreatif dan dinamis
f)
Berdedikasi tinggi
g)
Memenuhi syarat undang-undang perburuhan
h)
Dapat bekerja sama
i)
Dapat bekerja mandiri
j)
Mudah berkembang
k)
Mempunyai budaya dan perilaku malu
4) Kualifikasi seleksi
Kualifikasi
seleksi biasanya meliputi umur, keahlian, pendidikan, kesehatan fisik, jenis
kelamin, bakat, wajah, karakter, pengalaman, kejujuran, kerja sama,
kedisiplinan, inisiatif dan kreatif.
F. Syarat-syarat personil kantor
a. Persyaratan pengetahuan
Persyaratan
pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.
b. Persyaratan keterampilan
Seorang
personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah
mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam
kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan.
c. Persyaratan kepribadian
Syarat
kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:
1)
Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan
pekerjaannya
2)
Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan
selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.
3)
Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa
dalam melaksanakan pekerjaan
4)
Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik,
rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian,
santun dalam bersikap.
5)
Dapat menyimpan rahasia.
G. Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor
a. Pengertian pelatihan dan pengembangan
Pelatihan
adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan teknis karyawan untuk
melaksanakan pekerjaannya.
Pengembangan
adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas
hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas
(tingkat manajerial).
b. Manfaat pelatihan
1)
Meningkatkan kinerja personil kantor
2)
Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih
baik
3)
Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas
dengan baik, efisien dan efektif
4)
Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi
diri
5)
Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja
karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.
c. Jenis dan Tujuan Pelatihan
1)
Supervisory training
Adalah
pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan,
dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para
karyawan.
2)
Administrative training
Adalah
pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan etentang bagaimana mempraktikan
teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor
3)
Office Method Training
Adalah
pelatihan yang brtujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan
pekerjaan yang rutin, khususnya bidang kesekrtariatan
4)
Refreshing training
Adalah
pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan
yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.
Tujuan
pelatihan secara umum adalah:
1)
Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan
2)
Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja
secara efisien dan efektif
3)
Mengubah dan membenuk sikap karyawan
4)
Mengembangkan semangat, kesenangan dan kemauan kerja
karyawan
5)
Memudahkan pengawasan terhadap karyawan.
d. Komponen pelatihan dan pengembangan
1)
Sasaran dan tujuan harus terukur jelas
2)
Materi disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang ingin
dicapai.
3)
Metode disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan
4)
Peserta harus memenuhi syarat
5)
Para pelatih (trainers) harus memenuhi syarat.
e. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam
pelatihan dn pengembangan
1)
Perbedaan masing-masing karyawan
2)
Hubungan dengan analisis jabatan
3)
Motivasi
4)
Seleksi peserta pelatihan
5)
Metode pelatihan dan pengembangan
H. Mutasi Personil Kantor
a. Pengertian mutasi
Mutasi adalah
proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara
horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertical (promosi dan dmeosi) dalam
suatu organisasi
1)
Mutasi atas keinginan perusahaan
Alasan mutasi
ini biasanya sebagai berikut:
a)
Perusahaan sedang berupaya menjamin kelangsungan
pekerjaan karyawan tersebut dan menunjukan bahwa mutasi bukan hanya sebagai
hukuman
b)
Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tidak akan
diberhentikan meskipun kurang cakap atau tidak mampu bekerja.
c)
Untuk penyegaran suasana, supaya tidak jenuh.
2)
Mutasi atas keinginan karyawan sendiri
Alas an mutasi
ini antara lain:
a)
Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang
tugas dan pekerjaannya
b)
Karyawan merasa lingkungan kerja sudah tidak sesuai
c)
Karyawan merasa sudah tidak bisa bekerja sama lagi
dengan teman sekerjanya bahkan atasannya.
b. Cara Mutasi
1) Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Adalah
pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke
posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan
kenaikan atau penurunan jabatan.
Manfaat rotasi
kerja/mutasi biasa antara lain;
a)
Untuk memenuhi karyawan di bagian lain
b)
Untuk memenuhi keinginan karyawan disesuaikan dnegan
minat, keahlian dan bidang tugas serta kemampuannya.
c)
Untuk mengatasi rasa bosan dan jenuh
d)
Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan
kemampuannya.
2) Vertikal
a) Promosi
Promosi adalah
pemidahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai
dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.
Manfaat
promosi:
(1)
Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan
(2)
Untuk menciptakan persaingan yang sehat
(3)
Untuk membina jenjang karir karyawan
(4)
Untuk mengembangkan kemampuan karyawan
(5)
Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan
memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam perusahaan
(6)
Sebagai jaminan bagi karyawan bahwa setiap karyawan
akan diberi kesempatan untuk maju.
b) Demosi
Demosi adalah
pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam
suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pndapatan dan statusnya
pun lebih rendah. Pada dasarnya demosi dapat terjadi karena beberapa hal,
antara lain:
(1)
Karyawan melakukan tindkan yang merugikan perusahaan
sehingga perlu diberi hukuman.
(2)
Membangkang.
(3)
Perusahaan sedang mengalami krisis keuangan sehingga
perusahaan melakukan reorganisaasi atau perampingan karyawan
(4)
Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana suplay
melebihi permintaan
(5)
Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan
pekerjaannya.
3) Macam-macam mutasi
a)
Ditinjau dari tempat kerja karyawan
(1)
Mutasi antar urusan
(2)
Mutasi antar seksi
(3)
Mutasi antar bagian
(4)
Mutasi antar biro
(5)
Mutasi antar instansi
b)
Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
(1)
Production
transfer yaitu mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang
lama menurun
(2)
Replacement
transfer yaitu dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama
di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau
karyawan yang diberhentikan
(3)
Versatility
transfer yaitu mutsi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk
menambah pengetahuan karyawan yang
bersangkutan
(4)
Shift transfer
yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya shift malam pindah ke shift
siang.
(5)
Remedial transfer
yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja
sama antar karyawan
c)
Ditinjau dari masa kerja karyawan
(1)
Temporary transfer
yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau
berhalangan
(2)
Permanent
transfer yaitu mutasi yang bersiofat tetap
I. Pemberhentian Personil Kantor
Pemberhentian
atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan
organisasi/perusahaan.
a. Penyebab terjadinya pemutusan hubungan
kerja
1)
Karena karyawan melakukan kesalahan fatal terhadap
perusahaan.
2)
Karena perampingan karyawan
3)
Karena inisiatif sendiri
4)
Karena sudah mencapai usia pension
5)
Karena sakit
6)
Karena tidak cakap jasmani dan rohani
7)
Karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin
karyawan
8)
Karena meninggal dunia
9)
Karena terkena wajib militer
10) Karena
terlibat partai terlarang
Tingkatan
pemberhentian dari perusahaan ada dua macam yaitu:
1)
Pemberhentian dengan hormat, misalnya karena pension
2)
Pemberhentian dengan tidak hormat misalnya karena
karyawan melakukan kesalahan fatal
b. Hak dan kewajiban personil yang
diberhentikan
Pemberhentian
karyawan swasta laim disebut PHK dan karyawan negeri disebut pensiun, dan ini
akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Hak
dan kewajiban itu biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi
untuk karyawan sawasta dan untuk karyawan negeri berupa uang pensiun. (tamat bagian pertama)watini xb1:38
Tidak ada komentar:
Posting Komentar